Fijar
objetivos. Es
preferible centrarse en los más importantes si son muchos, para quedarse con 2 o 3 a lo sumo.
¿Qué
tipo de reunión será?. Seleccionar
participantes en función de los objetivos y tipo de reunión
En una reunión técnica normalmente no es
necesaria la presencia de jefes, pero en una reunión de toma de decisiones
pudiera ser necesaria la presencia de técnicos para ayudar a los jefes a tomar
la decisión.
En caso de necesidad asignar roles
y pedir a los asistentes que lleven material de su responsabilidad. Preparar un
orden del día, con los siguientes puntos Propósito de la reunión. Resultados
deseados. Fecha, hora y lugar de la reunión.
Quién convoca
la reunión. Nombres o referencias de los participantes. Funciones de los
participantes si fuese necesario.. Puntos del orden del día a tratar, persona
responsable en cada apartado y tiempo asignado.
Evitar sobrecarga. Ser comedido a
la hora de preparar el número de puntos a tratar.
Ordenar los puntos por importancia
para asegurarse
de
cumplir los principales
objetivos.
Si es posible comenzar con los temas más
sencillos. Duración de la reunión.
Solicitar material complementario o
preparación.
Dirección
La persona que dirige una reunión,
fundamentalmente, debe facilitar la comunicación organizando el diálogo y
garantizando el adecuado desarrollo de las reuniones para que se
cumplan los objetivos propuestos.
Sus funciones en una reunión se
centran en tres puntos básico.
Preguntar Es
la persona que formula las preguntas, y no quién aporta las
respuestas, y tiene que hacerlo de forma breve
y directa. También es quién introduce el tema o las cuestiones a tratar, y la
encargada de dinamizar la participación de las personas asistentes.
Recoger
Estimula presentando
diferentes alternativas planteadas a lo largo del debate, facilitando la toma
de decisiones.
Dirigir
herramientas de
dinamización no es complicado, sólo es cuestión de actuar tranquilamente, con
la mayor naturalidad posible y con sentido común.
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